COMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA

Una conferencia de prensa es un evento publicado en cual se invitan periodistas y a otros medios de comunicación para escucharlos hablar sobre un tema importante y frecuentemente hacen el seguimiento con preguntas.

Determine el propósito: Organice una conferencia de prensa sólo cuando tenga novedades que presentar al público (por ejemplo: anuncios noticiosos, informes para publicarse, protestas, etc.).

Determine quién es su audiencia:
La audiencia a la que desea dirigir sus  noticias determinará qué clase de evento usted preparará y qué  medios de comunicación serán invitados. Eso le permitirá identificar el lugar donde se localizará  su evento, quien dará un discurso, el aspecto que tendrán las banderas y los carteles; así como otros muchos  detalles que dependerán del tipo de audiencia al que desea dirigirse. Por ejemplo, eventos que promuevan mensajes para los jóvenes serán  muy diferentes a otras clases de eventos dirigidos a un público más adulto.

Días y horas claves de noticias:
Los martes y miércoles, poco antes del mediodía, es mejor para organizar una conferencia de prensa.  No planee su evento muy tarde porque muchos reporteros tienen que finalizar sus noticias antes de una determinada hora en la tarde. Si tiene que organizar una reunion después del horario de trabajo, intente hacerlo durante el noticiero de la tarde, para que las cadenas de televisión puedan enviar a reporteros con cámaras para que cubran el evento en directo. No es apropiado organizar una conferencia de prensa el lunes porque las oficinas están cerradas durante el fin de semana y usted no podría comunicarse con los reporteros unos cuantos días antes del evento. Tampoco es conveniente realizar una conferencia de prensa el viernes ya que la noticia puede ser publicada el sábado, el día de la semana que menos personas leen el periódico.

Evite ser desplazado - Verifique otros eventos que podrían competir con el suyo.

Organice un evento breve - Aproximadamente 30 a 45 minutos es un plazo de tiempo suficiente para una conferencia de prensa exitosa.

Lugar del evento - Organice su evento convenientemente para los reporteros y a la vez, dinámico y apropiado en términos de sus propósitos.

Grupo de oradores
Al organizar una conferencia de prensa, limite el número de oradores a un máximo de tres o cuatro. El primer orador da la bienvenida, presenta el evento y a los otros oradores y comunica los mensajes más importantes. Entre los oradores típicos se pueden encontrar: un Director Ejecutivo o algún miembro clave del personal, una o dos personas que representen el interés humano del VIH, un funcionario público, una celebridad, un político local y un “experto”.  
Practique su evento
Para las conferencias de prensa, considere un ensayo el día antes con sus oradores (con los que sí pueden asistir). Haga a los oradores preguntas  que los reporteros quizá puedan hacer  y pruebe el equipo audio-visual  que usarán en la conferencia, en el caso de que vayan a hacer uso de uno.

UNA GUÍA PARA PREPARAR SU CONFERENCIA DE PRENSA

Identificar la noticia y preparar una declaración
Identificar la  audiencia a la que se dirige
Establecer y confirmar lugar, horario y fecha de la conferencia de prensa. Verificar que no haya conflictos en su calendario con éste evento
Identificar y confirmar los oradores
Preparar y enviar un aviso de prensa  a los reporteros. Mándelo dos días antes de la conferencia.
Producir materiales  (kit de prensa, reportes, videos, etc.) y distribuirlos en la conferencia y después de la conferencia
Preparar la logística para el evento (seguridad, voluntarios, etc.)
Crear banderas, carteles, logotipo de podio, material gráfico, etc.
Realizar llamadas de seguimiento a los reporteros
Ensayar  la conferencia de prensa con los oradores
Asegurar el quipo audio-visual

EL DIA DE LA CONFERENCIA DE PRENSA

Asignar una persona en la entrada para asegurar que todos los reporteros en la lista están presentes
Recibir a los reporteros en la entrada y anotar su presencia en la lista
Comenzar la conferencia de prensa a tiempo. Asegurarse que todos los oradores  comienzan a tiempo
Establecer una sesión de preguntas
Tenga un discurso de clausura después de  la sesión de preguntas
Completar el trabajo de seguimiento