CÓMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DE PRENSA

Organice una conferencia de prensa sólo cuando tenga novedades que presentar al público (por ejemplo: anuncios noticiosos, informes para publicarse, protestas, etc.).

Determine quién es su audiencia

La audiencia a la que desea dirigir sus noticias determinará qué clase de evento usted preparará y qué medios de comunicación serán invitados. Eso le permitirá identificar el lugar donde se localizará su evento, quien dará un discurso, el aspecto que tendrán las banderas y los carteles; así como otros muchos detalles que dependerán del tipo de audiencia al que desea dirigirse. Por ejemplo, eventos que promuevan mensajes para los jóvenes serán muy diferentes a otras clases de eventos dirigidos a un público más adulto (en este caso, los medios de comunicación que atenderán este evento, serán los que están enfocados a una audiencia joven).

Días noticiosos buenos y malos & horario

Los martes y los jueves poco antes del mediodía es la mejor fecha para organizar una conferencia de prensa. No planee su evento muy tarde porque muchos reporteros tienen que finalizar sus noticias antes de una determinada hora en la tarde. Si tiene que organizar un mitin después del horario de trabajo, intente hacerlo durante el noticiero de la tarde, para que las cadenas de televisión puedan enviar a reporteros con cámaras para que cubran el evento en directo. No es apropiado organizar una conferencia de prensa el lunes porque las oficinas están cerradas durante el fin de semana y usted no podrá comunicarse con los reporteros unos cuantos días antes del evento. Tampoco es conveniente realizar una conferencia de prensa el viernes ya que la noticia puede ser publicada el sábado, el día de la semana que menos personas leen el periódico.

Evite ser desplazado

Verifique otros eventos que podrían competir con el suyo.

Organice un evento breve

Aproximadamente 30 a 45 minutos es un plazo de tiempo suficiente para una conferencia de prensa exitosa.

Lugar del evento

Planee su evento convenientemente para los reporteros y a la vez, dinámico y apropiado en términos de sus propósitos.

Grupo de oradores Al organizar una conferencia de prensa, limite el número de oradores a un máximo de tres o cuatro. El primer orador da la bienvenida, presenta el evento y a los otros oradores y comunica los mensajes más importantes. Entre los oradores típicos se pueden encontrar: un Director Ejecutivo o algún miembro clave del personal, una o dos personas que representen el interés humano del VIH, un funcionario público, una celebridad, un político local y un “experto”, como el autor del informe que usted está realizando o el abogado que está a cargo del caso.

Practique su evento

Para las conferencias de prensa, considere un ensayo el día antes con sus oradores (con los que sí pueden asistir). Haga a los oradores preguntas que los reporteros quizá puedan hacer y pruebe el equipo audio-visual que usarán en la conferencia, en el caso de que vayan a hacer uso de uno.

UNA GUÍA PARA SU CONFERENCIA DE PRENSA

• Identificar la noticia

• Identificar la audiencia a la que se dirige

• Establecer lugar, horario y fecha establecida

• Confirmar lugar para la conferencia de prensa

• Verificar que no haya conflictos en su calendario con éste evento

• Identificar y confirmar los oradores

• Preparar y enviar un avance de prensa a los reporteros

• Producir materiales (kit de prensa, reportes, videos, etc.)

• Preparar la logística para el evento (seguridad, voluntarios, etc.)

• Crear decoraciones (banderas, carteles, logotipo de podio, material gráfico, etc.)

• Realizar llamadas de seguimiento a los reporteros

• Ensayar la conferencia de prensa con los oradores

• Asegurar el quipo audio-visual

• Asignar una persona en la entrada para asegurar que todos los reporteros en la lista están presentes

• Recibir a los reporteros en la entrada y anotar su presencia en la lista

• Comenzar la conferencia de prensa a tiempo (con un máximo de 5 minutos de retraso)

• Asegurarse que todos los oradores comienzan a tiempo

• Establecer una sesión de preguntas

• Iniciar el trabajo de seguimiento después de la sesión de preguntas

• Completar el trabajo de seguimiento